Деловой английский: как правильно оформить электронное письмо

Переписка по электронной почте, как деловая, так и личная, стала неотъемлемой частью нашей жизни. Отправляя письмо семье или друзьям, вы можете не волноваться о его формате. Но уверены ли вы, что не делаете ошибок, когда пишете членам приемной комиссии?

Несколько правил этикета составления электронных писем.

Email1. Укажите тему

Тема письма — это первая строчка, которую прочитает ваш корреспондент. От нее в значительной степени зависит решение читателя открывать или не открывать письмо. Она должна быть простой, конкретной, но броской. Используйте ключевые слова, которые кратко резюмируют содержание вашего послания.
“FYI” в теме письма — это общепринятая аббревиатура для “for your information“.

2. Поздоровайтесь

Существует много вариантов обращений, с которых можно начать письмо. Вот наиболее стандартные:
● Dear Имя Фамилия
● Dear Mr./Ms. Фамилия
● Dear Mr./Ms. Имя Фамилия
● Dear Dr. Фамилия
● To whom it may concern (Тем, кого это касается)

Очень важно указать имя корреспондента. Если получатель письма неизвестен, используйте “to whom it may concern”. Но не стесняйтесь позвонить и узнать, как зовут человека, которому вы пишете. Некоторые предпочитают начинать письмо менее формально: “Good morning” или “Hi”. Все зависит от того, какие у вас отношения.

3. Поблагодарите

Если человек ответил на ваше письмо, поблагодарите его словами: “Thank you for your (prompt) reply”. Очень важно начинать письмо на положительной ноте, чтобы создать хорошее первое впечатление.

4. Ясно выражайте свою мысль

Вне зависимости от того, каким многосоставным получается письмо, постарайтесь четко выделить главную цель в самом начале, написав: “I am contacting you as…” или “I am writing to you in reference to/regarding…”. Это поможет читателю понять, что от него требуется.

5. Не тратьте время вашего корреспондента

Согласно опросу McKinsey Global Institute, мы проводим 13 часов в неделю, или 28% рабочего времени, разбирая электронную почту. Очевидно, что это не самая приятная новость. Поэтому, чтобы не тратить драгоценное время других людей, излагайте свои мысли четко и лаконично. Делите тело письма на абзацы, используйте списки.

6. Неформальное или формальное общение

Насколько формально или неформально вы общаетесь в переписке определяется вашими отношениями с собеседником. Несколько примеров демонстрируют, как по-разному можно написать об одном и том же.

Неформально: Can you …?
Формально: I was wondering if you could…
Неформально: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.
Формально: I am afraid I will not be available to make it that day.

7. Эффект бутерброда, или Плохие новости

Сообщать плохие новости непросто, но порой это неизбежно. Рекомендуется сначала предложить читателю нейтральную или положительную информацию и только затем переходить к негативной части, объяснив, что является причиной проблемы и почему это важно. Финальная часть послания должна содержать в себе потенциальное решение. Ваша задача не скрыть и не минимизировать масштаб ситуации, но оставить читателя с ощущением, что для вас это тоже важно или что вы уже принимаете необходимые меры.

8. Заключительные строки

Прежде, чем завершить электронное письмо, еще раз поблагодарите вашего корреспондента — “Thank you for your consideration.” Многие после этого добавляют: “should you have any questions, please do not hesitate contact me” или “I look forward to hearing from you“.

9. Совсем заключительные строки

Вы составили красивое письмо, осталось красиво его закончить. Выберете подходящую фразу:
● Yours sincerely, (формально)
● Best regards, или Kind regards, (формально, больше распространено)
● Take care, Thank you, или Have a nice day (менее формально)

10. Перечитайте ваше письмо

Стойте! Не отсылайте его! Сначала внимательно перечитайте сообщение на предмет опечаток, грамматических, пунктуационных ошибок или неправильного управления. Помните, что отправленное письмо невозможно отозвать.

Таковы основные советы по написанию деловых писем. Удачи!

Канадская языковая школа ILAC

Полезные ссылкиПолезные ссылки:

Консультация по выбору школы

Запись на курсы подготовки к IELTS

Наши партнерские школы