Какие документы нужны для поступления в зарубежный университет: полный чек-лист

Дедлайн через две недели, а загранпаспорт заканчивается. Приложение к диплому потерялось. Преподаватель, у которого вы собирались просить рекомендацию, не отвечает. А результаты языкового экзамена будут готовы только через месяц.
Чтобы не собирать документы в последний момент, часть из них стоит подготовить задолго до начала подачи.

Собрали большой чек-лист для поступления на бакалавриат, в магистратуру, аспирантуру и бизнес-школу: что понадобится почти всем, какие документы зависят от страны и программы и что, наоборот, не стоит оформлять заранее.

Заграничный паспорт

Первое, что стоит проверить, — срок действия паспорта. Желательно, чтобы он действовал как минимум в течение года после предполагаемого начала обучения, а лучше дольше. Если срок скоро заканчивается, имеет смысл заранее оформить новый биометрический паспорт на 10 лет.

Важно: имя и фамилия во всех анкетах, переводах и документах должны быть написаны так же, как в загранпаспорте.

Если вы меняли фамилию или имя, могут понадобиться подтверждающие документы, например свидетельство о браке или свидетельство о перемене имени.

Документы об образовании

Набор зависит от уровня поступления.

Для бакалавриата:

• аттестат;
• приложение к аттестату с предметами и оценками;
• справка из школы с текущими оценками, если обучение ещё продолжается;
• справка о предполагаемой дате окончания школы, если требуется.

Для магистратуры:

• диплом бакалавра или специалиста;
• приложение к диплому;
• справка из университета с текущими оценками, если диплом ещё не получен;
• справка о предполагаемой дате выпуска.

Для аспирантуры:

• диплом бакалавра и приложение;
• диплом магистра или специалиста и приложение;
• при необходимости — документы обо всех предыдущих периодах обучения.

Для MBA:

• диплом о высшем образовании;
• приложение к диплому с предметами и оценками.

Некоторые университеты требуют документы из всех учебных заведений, в которых учился абитуриент, даже если обучение там не было завершено.

Транскрипт

Транскрипт — официальный документ со списком изученных предметов, оценок, часов или учебных кредитов. В российских документах его функцию обычно выполняет приложение к аттестату или диплому. Но университет может потребовать отдельную выписку с оценками, выданную школой или вузом.

Если вы ещё учитесь, лучше заранее узнать, как заказать выписку за все завершённые классы или семестры.

Переводы

Требования к переводам различаются даже внутри одной страны. Поэтому перед заказом перевода проверьте:

• на какой язык нужно перевести документы;
• достаточно ли обычного перевода;
• требуется ли нотариальное заверение;
• нужен ли официальный или присяжный переводчик.

Перевод обычно подаётся вместе с копией документа на языке оригинала.

Апостиль и легализация

Некоторые страны требуют дополнительно подтвердить подлинность документов об образовании. В зависимости от страны это может быть:

• апостиль;
• консульская легализация;
• официальная проверка диплома через специальную организацию;
• процедура признания иностранного образования.

Но апостиль нужен далеко не всегда. Один университет потребует его при подаче, другой — только после зачисления, третий вообще обойдётся без него.

Поэтому не стоит апостилировать весь архив документов «на всякий случай». Сначала проверьте требования конкретной страны и университета.

Языковой сертификат

Для англоязычных программ чаще всего используются:

• IELTS Academic;
• TOEFL iBT;
• Duolingo English Test;
• PTE Academic;
• Cambridge English.

Но список принимаемых экзаменов устанавливает сам университет. Проверьте не только минимальный общий результат, но и:

• требования к отдельным частям экзамена;
• принимается ли онлайн-версия;
• нужно ли официально отправлять результат через экзаменационную систему;
• до какого момента сертификат должен оставаться действительным.

Результаты многих языковых экзаменов действуют ограниченное время, часто около двух лет. Поэтому сдавать экзамен слишком рано тоже не всегда разумно.

Для программ на других языках могут потребоваться сертификаты по немецкому, французскому, испанскому, итальянскому, китайскому, японскому, корейскому и другим языкам.

Электронные копии

Заранее сделайте качественные цветные сканы:

• загранпаспорта;
• диплома или аттестата;
• приложений с оценками;
• переводов;
• документов о смене фамилии или имени;
• языковых сертификатов.

Все страницы должны быть видны полностью, а оценки, подписи и печати — хорошо читаться.

Файлам лучше сразу дать понятные названия латиницей:
Passport_Ivan_Ivanov.pdf
Bachelor_Diploma_Ivan_Ivanov.pdf
Bachelor_Transcript_Ivan_Ivanov.pdf

Это кажется мелочью ровно до момента, когда в папке появляется 47 файлов с названиями вроде скан0003_final_final2.pdf.

Электронная почта и возможность оплаты

Для подачи лучше использовать постоянный адрес электронной почты с именем и фамилией.

Также заранее убедитесь, что вы сможете:

• регулярно проверять эту почту;
• получать письма университетов и проверять папку «Спам»;
• оплачивать регистрационные сборы;
• оплачивать официальную отправку результатов экзаменов;
• оплачивать услуги централизованных платформ и организаций по проверке документов, если они понадобятся.

Это те самые документы, на основе которых приёмная комиссия или стипендиальный комитет принимает решение о судьбе вашей кандидатуры.

Резюме или CV
В резюме могут входить:

• образование;
• опыт работы и стажировки;
• научная деятельность;
• публикации и конференции;
• проекты;
• волонтёрство;
• награды;
• профессиональные и технические навыки.

Для академических программ может потребоваться подробное академическое CV с исследованиями, публикациями и конференциями.

Всегда проверяйте требования к объёму: одному университету нужна одна страница, другому допустимо подробное резюме на несколько страниц.

Мотивационное письмо

На сайте университета документ может называться:

• Motivation Letter;
• Statement of Purpose;
• Personal Statement;
• Letter of Intent.

Названия похожи, но требования могут существенно отличаться. Одна программа попросит рассказать об академических интересах, другая — о карьерных целях, третья даст несколько конкретных вопросов. Поэтому отправлять один и тот же текст во все университеты, просто меняя название программы, — плохая стратегия.

Дополнительные эссе

Они особенно распространены при поступлении в США, на MBA, конкурентные программы и стипендии.

Вас могут попросить рассказать:

• почему вы выбрали именно эту программу;
• о карьерных целях;
• об опыте лидерства;
• о сложностях, которые пришлось преодолеть;
• о том, чем вы можете быть полезны университетскому сообществу;
• почему вам необходима финансовая поддержка.

Рекомендательные письма

Заранее выясните:

• сколько рекомендаций требуется;
• кто может выступить рекомендателем;
• нужны академические или профессиональные рекомендации;
• должен ли рекомендатель самостоятельно загрузить письмо;
• установлен ли для рекомендаций отдельный дедлайн.

Для бакалавриата рекомендации обычно дают учителя, классный руководитель или представители администрации школы. Для магистратуры и PhD — преподаватели, научные руководители и руководители исследовательских проектов. Для MBA чаще нужны профессиональные рекомендации от руководителей или других людей, способных содержательно оценить работу кандидата.

Подтверждения опыта и достижений

В зависимости от программы могут понадобиться:

• справки с работы;
• документы о стажировках;
• профессиональные сертификаты;
• подтверждения волонтёрской деятельности;
• публикации;
• дипломы олимпиад и конкурсов;
• ссылки на проекты.

Не нужно загружать десятки случайных сертификатов. Несколько действительно релевантных достижений полезнее папки документов обо всём, что происходило с вами начиная с третьего класса.

Документы на стипендию

У стипендии может быть отдельная заявка и отдельный комплект документов:

• мотивационное письмо или эссе;
• дополнительные рекомендации;
• справки о доходах;
• банковские документы;
• сведения о финансовом положении семьи;
• описание общественной деятельности;
• отдельная анкета.

И главное: дедлайн стипендии может наступить раньше основного дедлайна программы.

Бакалавриат

Помимо базового комплекта могут потребоваться:

• оценки за последние классы школы;
• рекомендации учителей;
• список олимпиад, конкурсов, проектов и внеклассной деятельности;
• SAT или ACT;
• результаты ЕГЭ;
• документы родителей, если абитуриент несовершеннолетний.

SAT и ACT используются прежде всего при поступлении на бакалавриат в США. В одном университете экзамен может быть обязательным, в другом — рекомендуемым, в третьем его можно не сдавать. Иногда высокий результат нужен прежде всего для получения стипендии.

Магистратура

Дополнительно могут запросить:

• описание изученных дисциплин;
• подробные программы отдельных предметов;
• подтверждение количества часов или кредитов;
• аннотацию дипломной работы;
• пример письменной академической работы;
• подтверждение профессионального опыта;
• GRE или GMAT.

GRE используется при поступлении на некоторые магистерские и докторские программы. GMAT чаще встречается в бизнесе, менеджменте и финансах. Оба экзамена нужны далеко не везде.

Аспирантура

Здесь комплект становится заметно объёмнее:

• план будущего исследования;
• описание научных интересов;
• пример академической работы;
• публикации или тексты, подготовленные к публикации;
• аннотации дипломных работ;
• две-три академические рекомендации;
• список потенциальных научных руководителей;
• подтверждение предварительной переписки с профессором, если оно требуется;
• отдельная заявка на финансирование.

Требования к плану исследования особенно сильно различаются. Где-то достаточно двух страниц, а где-то понадобится полноценный документ с обзором литературы, методологией и планом исследования.

MBA

Бизнес-школы часто требуют:

• профессиональное резюме;
• подробную информацию об опыте работы;
• мотивационные эссе;
• описание карьерных целей;
• примеры лидерского опыта;
• рекомендации руководителей;
• организационная структура компании;
• справки о доходах;
• GMAT, GRE или другой вступительный экзамен;
• видеоответы.

Дизайн, архитектура и другие творческие направления

Главный дополнительный документ — портфолио. Также могут потребоваться:

• описания проектов;
• указание вашей роли в командных работах;
• эскизы и этапы работы;
• отдельное творческое задание;
• видео о себе;
• интервью.

Обязательно проверяйте ограничения по количеству работ, формату и размеру файлов, правила описания проектов и требования к учебным и коммерческим работам.

Музыка, театр и танец

Возможны:

• прослушивание или творческий просмотр;
• предварительная видеозапись;
• список произведений или ролей;
• творческое резюме;
• фотографии;
• записи концертов, спектаклей или выступлений.

Кино, медиа и анимация

Могут запросить:

• подборку видеоработ;
• сценарии;
• короткометражные фильмы;
• раскадровки;
• описание вашей роли в каждом проекте;
• ссылки на опубликованные материалы.

IT, инженерия и анализ данных

Могут потребоваться:

• список математических и технических дисциплин;
• подробные программы предметов;
• описание учебных и личных проектов;
• GitHub или другое техническое портфолио;
• исследовательские работы;
• подтверждение навыков программирования;
• GRE, если он требуется.

Сама по себе ссылка на GitHub мало что даёт. В нём должны быть понятные, законченные и релевантные проекты.

Экономика, финансы и бизнес

Возможны:

• подтверждение изучения математики, статистики и экономики;
• GRE или GMAT;
• профессиональное резюме;
• справки с работы;
• описание проектов и достижений;
• профессиональные квалификации и сертификаты.

Гуманитарные и социальные науки

Могут потребоваться:

• пример академического текста;
• исследовательское эссе;
• публикации;
• план исследования;
• подтверждение владения исследовательскими методами;
• сертификаты по дополнительным языкам, если они необходимы для работы с источниками.

Медицина и другие регулируемые профессии

Возможный комплект:

• вступительный экзамен;
• подтверждение изученных профильных предметов;
• документы о клиническом или практическом опыте;
• профессиональные лицензии;
• документы для признания предыдущей квалификации.

Для медицины, права, психологии, педагогики и других регулируемых профессий поступление в университет ещё не означает автоматического права работать по специальности в выбранной стране. Требования к профессиональной лицензии нужно проверять отдельно.

Подготовиться заранее — хорошая идея. Подготовить вообще всё, что когда-либо теоретически может потребовать какой-нибудь университет на планете, — уже менее хорошая.

Без конкретных требований не стоит:

• апостилировать все документы;
• переводить их сразу на несколько языков;
• искать на антресолях и сканировать все сертификаты и грамоты, начиная с Русского Медвежонка.

А вот что действительно вам понадобится — мы расскажем на консультации.