Переписка с приёмной комиссией

Мы написали огромное количество статей о том, как писать эссе и сопроводительные письма. Но, пожалуй, забыли рассказать о том, как оформить email в admissions committee по всем правилам. Да ещё так, чтобы оно не потерялось и не отразилось скверным образом на вашей заявке, а наоборот — только увеличило бы шансы на успех.

Итак, самые важные советы:

1. Тема письма должна чётко отражать цель отправки. При этом, если вы отправляете дополнения в резюме, то в теме письма указывайте свое имя и фамилию и номер application (если есть), а не пишите "CV update" или еще что-либо в этом роде. Обычно для писем с дополнениями в application ставят специальный фильтр, поэтому без имени и фамилии у вашего письма будет больше шансов потеряться в общем потоке корреспонденции. Если вы договариваетесь о визите на кампус, так и указывайте в теме: Campus visit, dd/mm/yy.

2. Переходите к цели письма как можно быстрее. В эпоху маленьких и очень маленьких экранов нужно учитывать, что ваше письмо, скорее всего, прочтут сначала со смартфона или с планшета, так что суть обращения, изложенная в первом абзаце, — лучший вариант, если вы хотите, чтобы вас заметили. Например, I'm writing to settle the date of the admissions interview as a part of my application to the MBA program.

3. Списки с цифровой или буквенной нумерацией. Как и в интернет-публикациях, так и в переписке удобная организация информации приветствуется всей читающей публикой. И, конечно, использование списков характеризует вас с самой лучшей стороны, подтверждая, что вы:

• организованный человек;
• цените время собеседника;
• умеете расставлять приоритеты;
• не перегружаете письмо излишней информацией.

4. Будьте предельно точными. Логичное продолжение предыдущих двух пунктов — требование точности в определениях. Пишите только то, в чём уверены и в чём хорошо разбираетесь, и делайте это максимально кратко.

5. Используйте выделение полужирным шрифтом экономно, только чтобы выделить отдельные слова, на которые хотели бы обратить внимание.

6. Осторожнее с вложениями! Стандарт отправки резюме — файл в формате MS Word или PDF, однако мир меняется, и если у вашего адресата суровые настройки почты, то письмо с вложенным файлом может попасть в папку «спам». Хороший вариант — ссылка на документ в Google Docs, использование облачных хранилищ, например, Dropbox.

7. Выбирайте слова покороче. Два нобелевских лауреата, Уильям Фолкнер и Эрнст Хемингуэй, иронизировали над стилем друг друга. Фолкнер: «Он никогда не использовал слова, которые заставили бы читателя обратиться к словарю». Хемингуэй: «Бедняга Фолкнер. Неужели он думает, что большие эмоции появляются от прочтения длинных слов?» Если вы не планируете карьеру писателя, не стоит соревноваться с классиками. Лучше избегать длинных малоупотребительных слов, которые с трудом читаются и требуют пояснений.

8. Ваш запрос должен быть ясен. Использование слов и конструкций с неопределенным значением может запутать читателя, намного лучше точно сформулировать, что вам нужно от адресата, сразу определив временные рамки и, если нужно, локацию. Так же четко описывайте свои действия и намерения.

9. Сотрите все лишние слова. После того, как вы закончили письмо, вернитесь, пожалуйста, к его началу и удалите все слова, без которых можно обойтись. Помните: сейчас ни у кого нет времени читать длинные письма. Чем короче будет ваше сообщение, тем больше шансов, что его прочтут.

10. Читайте классиков. Возможно, после всех перечисленных советов это покажется странным, но чтение переписки литературно одарённых людей поможет вам со временем выработать свой узнаваемый стиль. Естественно, читать надо на том языке, на каком вы чаще всего общаетесь по электронной почте.